Ihr Datenmodell
Ein gemeinsames Datenmodell für Ihre Finanzprozesse.
Ocost verbindet Rechnungen, Belege, Verträge, Lieferanten, Positionen, Fristen und Zahlungen zu einem quellengebundenen Modell. So werden Zusammenhänge sichtbar, die in PDFs, E-Mails, ERP-Exporten und Tabellen sonst getrennt bleiben.
Kennen Sie das?
Ihre Daten liegen verstreut in PDFs, Mails und Tabellen?
Ohne gemeinsames Modell bleibt jede Auswertung Handarbeit und jede Rückfrage offen. Ocost verbindet verstreute Belege zu einem durchsuchbaren, quellengebundenen Abbild — die Grundlage für Analyse, Prüfung und Folgeprozesse.
Wie Ocost aus Einzeldaten ein Modell macht
Mehr als OCR: Ocost liest nicht nur Text, sondern verknüpft Datenpunkte mit Quelle, Kontext und Bedeutung. Im Hintergrund arbeitet eine Ontologie — ein verbundenes Datenmodell für Belege, Lieferanten, Artikel, Verträge, Zahlungen und Fristen.
- Rechnung
- Beleg / Anhang
- Vertrag
- ERP-Export
- Lieferschein
- Zahlung
- Lieferant
- Artikel / Leistung
- Position
- Vertrag
- Zahlungsziel
- Skonto
- Kostenstelle
- Zahlung
Was Ocost miteinander verbindet
Lieferanten
Namensvarianten, Kundennummern, Bankdaten und Belegquellen werden zusammengeführt.
Positionen
Artikel, Leistungen, Mengen, Preise und Beschreibungen werden strukturiert und vergleichbar gemacht.
Kategorien
Positionen können nach eClass oder kundenspezifischer Logik klassifiziert werden.
Verträge & Fristen
Verträge, Laufzeiten, Zahlungsziele, Skonto und Prüffristen werden mit Belegen verknüpft.
Quellen
Jede Aussage bleibt auf die zugrunde liegende Unterlage oder Position zurückführbar.
So funktioniert es
In vier Schritten
- 1
Unterlagen hochladen
Per Drag & Drop, E-Mail oder Schnittstelle — PDF genügt.
- 2
Lesen bis zur Position
Die Texterkennung liest jede Zeile, eClass klassifiziert einheitlich.
- 3
Verknüpfen
Lieferanten, Artikel, Verträge und Belege — automatisch verbunden.
- 4
Fragen stellen
Jede Antwort kommt mit Quelle aus dem Modell.
Was Ocost für Sie tut
Drei Ergebnisse, messbar
Artikel werden automatisch vereinheitlicht — damit Preise und Lieferanten vergleichbar werden. Technische Basis: eClass.
- 1
Alles verbunden
Lieferanten, Artikel, Verträge und Belege werden verknüpft — eine Frage, eine quellengebundene Antwort.
- 2
Bis zur Position genau
Auslesen bis zur Einzelposition; Klassifizierung nach eClass oder Setup-Logik statt grober Kopfdaten.
- 3
Wächst mit den Unterlagen
Neue Unterlagen erweitern das Modell; unsichere Fälle können je nach Setup geprüft werden.
- Auslesen
- bis zur Position
- Antwort
- mit Quelle
- Klassifizierung
- eClass / Setup
Lieferanten, Artikel, Verträge und Belege — quellengebunden zu einem Modell verbunden.
Konkretes Ergebnis
Was Sie nach 24 Stunden sehen
Verbundene Belege
Lieferanten, Artikel, Verträge und Belege hängen zusammen — nicht mehr verstreut.
Belegte Antworten
Jede Auswertung kommt mit Quelle und Position.
Vereinheitlichte Artikel
Gleiche Artikel über Lieferanten hinweg vergleichbar gemacht.
Aktuelles Modell
Jede neue Unterlage erweitert das Bild automatisch.
Warum das wichtig ist
Bessere Auswertungen
Kennzahlen entstehen aus verbundenen Daten, nicht aus isolierten PDFs.
Schnellere Prüfung
Rechnungen, Positionen, Lieferanten und Fristen sind im Kontext sichtbar.
Weniger manuelle Bereinigung
Uneinheitliche Schreibweisen, Kategorien und Tabellen müssen nicht jedes Mal neu sortiert werden.
Grundlage für Automatisierung
Freigabe, 3-Way-Abgleich, Skonto-Logik und Analysen benötigen ein gemeinsames Datenmodell.
Ein einfaches Beispiel
Ein Lieferant erscheint in Unterlagen als „Müller GmbH“, „Mueller GmbH“ und mit verschiedenen Kundennummern. Ocost kann diese Hinweise zusammenführen, Belege und Positionen zuordnen und Abweichungen sichtbar machen — mit Quellenbezug zur jeweiligen Rechnung oder Position.
Eine Wartungsleistung erscheint in mehreren Rechnungen mit unterschiedlichen Artikeltexten. Ocost strukturiert die Positionen, macht Preisabweichungen sichtbar und verbindet sie mit Vertrag, Frist oder Kostenstelle, sofern diese Informationen bereitgestellt werden.
Was das Datenmodell leistet — und was nicht
- verbindet Datenpunkte mit Quellen
- normalisiert Lieferanten und Positionen
- klassifiziert nach eClass oder Setup-Logik
- macht Zusammenhänge und Abweichungen sichtbar
- schafft Grundlage für Analyse und Automatisierung
Was es nicht ist:
- kein ERP-Ersatz
- keine manuelle Stammdatenberatung als Pflicht
- keine Garantie für perfekte Klassifikation
- kein Ersatz für fachliche Freigabe bei unsicheren Fällen
- keine Black Box ohne Quellenbezug
Häufige Fragen
Was bedeutet Ontologie bei Ocost?
Eine Ontologie ist bei Ocost ein verbundenes Datenmodell. Es verknüpft Belege, Lieferanten, Positionen, Verträge, Zahlungen und Fristen so, dass Zusammenhänge sichtbar und prüfbar werden.
Müssen unsere Stammdaten perfekt sein?
Nein. Ocost kann auch mit unvollständigen oder uneinheitlichen Unterlagen starten. Die Qualität der Ergebnisse hängt aber von Datenlage und Setup ab.
Klassifiziert Ocost automatisch nach eClass?
Ocost kann Positionen nach eClass oder kundenspezifischer Logik klassifizieren. Unsichere Fälle sollten je nach Setup geprüft oder bestätigt werden.
Kann man nachvollziehen, woher eine Aussage kommt?
Ja. Ergebnisse sollen quellengebunden bleiben — bis zur Unterlage oder Position, auf der sie beruhen.
Warum brauche ich das zusätzlich zu ERP oder BI?
ERP und BI zeigen oft Daten, die bereits strukturiert vorliegen. Ocost verbindet auch unstrukturierte Unterlagen, Belege und Exporte und macht sie für Analyse und Folgeprozesse nutzbar.
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